ROTEIRO PARA REALIZAR COTAÇÕES

Siga este roteiro para garantir que seus preços estarão sendo considerados corretamente em seus orçamentos.

Então você já levantou todas as quantidades dos serviços, e agora é hora de estabelecer os preços de cada um.

Quando se chega nessa etapa, o ideal é realizar cotações, ou seja, considerar em seus orçamentos os preços que realmente são praticados no mercado junto aos fornecedores da região onde será a obra.

Obviamente você não conseguirá fazer isso para todos os insumos da planilha, o ideal então é começar e sempre priorizar os serviços mais relevantes (de maior peso financeiro), e ao final do orçamento pelo menos 80% da sua *CURVA ABC deve possuir preços que realmente reflitam a realidade.

Ou seja, 80% do seu orçamento deve estar próximo de como realmente será a obra.

Mas, conseguir cotar 80% dos insumos, que dirá todos, é um sucesso difícil de alcançar e muitas vezes isso acontece porque o tempo imposto para entregar o orçamento é muito pouco. Porém, não é impossível.

O ideal é que você gaste no mínimo 1 dia, considerando que a obra é pequena.

Tire um dia do seu planejamento para ficar somente por conta da busca de preços.

Em caso de orçamentos maiores, o ideal é ter uma pessoa responsável somente por isso, pois é um serviço que demanda bastante tempo.

Entretanto, o maior problema em relação as cotações, nem se trata do tempo, e sim da maneira como ele deve ser feito.

Alguns pontos devem ser levados em consideração, e por estar vivendo na correria, é comum se esquecer de detalhes importantes.

Por isso, eu costumo utilizar um roteiro para garantir que fiz tudo certo ao realizar uma cotação direto com algum fornecedor, e ele funciona assim:

1ª – Faça o primeiro contato por telefone ou se possível vá até o local

Se for seu primeiro contato com aquele fornecedor, nunca envie diretamente um e-mail, faça uma ligação antes ou vá até o local e se apresente.

Diga quem é você, qual obra está orçando, demonstre entendimento pelo seu objeto, e peça o e-mail dele para que você possa enviar informações e arquivos mais detalhados sobre a obra.

Em 90% dos casos em que você tenta uma aproximação melhor com o fornecedor, sem ser algo frio, ele tende a te atender com mais rapidez e atenção.

Pergunte o nome da pessoa com quem você está falando, seja educado, diga frases do tipo “Tudo bem?” sem soar forçado e realmente responda quando ela lhe voltar com um “Tudo e vc?”

“Estou bem, obrigada. Estou precisando de uma cotação, você pode me ajudar?”

2ª – Envie todos os arquivos disponíveis (memoriais, lista de quantidades, projetos arquitetônicos e complementares específicos) para os fornecedores

Separe todos os arquivos que você deve enviar em uma única pasta de fácil acesso, isso facilita demais e economiza bastante tempo, porque não precisa ficar catando toda hora as informações.

Por favor, sejamos organizados e produtivos!

Você tem que enviar todos os arquivos que vão servir de base para o fornecedor: projetos, detalhamentos, cadernos de especificações, memoriais, lista de quantidades... quanto mais “mastigado” as informações estiverem, mais rápido eles tendem a te responder.

3ª – Escreva um bom e-mail

Nada de somente anexar os arquivos e mandar bala!

Descreva no assunto o objeto da cotação: “Arquivos para orçamento de estrutura metálica”

Não precisa ser formado em letras para escrever um e-mail decente, somente procure ser claro, objetivo e detalhar ao máximo possível as informações sobre a obra no corpo do e-mail:

4ª – Anote as informações (serviço, fornecedor, nome do contato, telefone, e-mail, data da cotação...) sobre aquela cotação e com isso crie um banco de dados

A cada cotação que fizer, anote tudo sobre ela, e mantenha um banco de dados para trabalhos futuros.

Crie uma planilha padrão, e se você trabalha com outras pessoas que também podem alimentar esse banco, coloque ele em algum drive, ou rede da empresa para que seja algo colaborativo.

Quanto maior o seu banco, menos tempo você perde procurando fornecedor.

Aqui vai um exemplo de como poderia ser essa planilha:

5ª – Peça prazo para a entrega da proposta

Muito importante!

Obviamente você tem data para entregar seu orçamento, então mencione para seu fornecedor:

“Estou precisando desse preço para daqui 3 dias, pois preciso apresentar a proposta para meu cliente, será que você consegue em enviar até lá?”

Eu te dou a certeza de que se você não pedir a proposta com prazo, ele nunca vai te responder!

Você costuma cumprir tarefas das quais ninguém impôs prazo? Reflita!

6ª – Peça cotação para no mínimo 3 empresas

Não é comum todas as empresas responderem. Essa é a triste realidade de quem faz cotações.

Por isso, não há limites. Peça para quantas você conseguir, e com isso aumente as chances de você receber mais propostas.

Mas, caso esteja sem tempo de ir atrás de muitos fornecedores, peça para no mínimo 3.

Somente se atente para não perder muito tempo. Principalmente com itens IRRELEVANTES (que não possuem grande peso financeiro) para seu orçamento.

Lembre-se, você deve começar cotando tomando como base o item de maior peso financeiro na sua obra.

7ª – Pergunte sobre o frete

Como esse material vai chegar até a obra?

Com certeza isso vai gerar um custo, logo, isso já está dentro do preço que o fornecedor te passou?

Ou fica por sua conta ir buscar o material?

8ª – Questione sobre formas de obter desconto

Geralmente pessoas jurídicas conseguem descontos em compras por atacado, logo, ter algum CNPJ em mãos pode ser um benefício e isso inclusive facilita que o preço chegue mais rápido pra você.

Pagamentos à vista também costumam gerar descontos, então, questione se existe essa possibilidade. Anote os dois preços (comprando à vista e à prazo) e mencione no seu orçamento essa observação.

Sempre quando pegar preço de um insumo, informe a quantidade que vai precisar, pois, comprar em grandes volumes também é motivo para pedir desconto.

9ª – Se atente para a unidade de medida do item no orçamento

Existem insumos cuja unidade de venda/compra pode ser diferente da de orçamento. Nenhum problema quanto a isso, desde de que você tenha o fator de conversão em mãos.

Tomando o aço como exemplo, este geralmente é orçado em kg, e ao pedir uma cotação, pode ser que te passem o preço da barra.

Na tabela da Gerdau é possível encontrar os fatores kg/m de cada bitola disponível no mercado, logo, a primeira pergunta que você precisa fazer quando te passarem o preço da barra é:

“Qual o comprimento dessa barra?”

Pois, sem essa informação, mesmo tendo o fator, não será possível fazer a conversão.

*Curva ABC – Listagem de itens em função do seu peso financeiro, começando do item mais caro ao mais barato do orçamento.

Agora conta pra mim, será se não ficou mais fácil fazer uma cotação?

Nos vemos em breve!